業 務 改 善

業務の⾒える化

業務改善を行うためには、まずは仕事の工程の見える化することが有効です。

業務の見える化は、仕事の流れや手順を分解することから始ます。

まず全体の流れを把握し、全体工程から部分工程・作業を把握し、全体と部分の関係を把握し整理します。

この様に仕事の流れや要素が整理されるので、

普段何気なく行っている仕事の内容を系統立てて明らかにする（見える化）することができます。

これに作業の意味や注意点などのポイントを追加すれば、それ自体が立派な手順書にもなります。

問題が顕在化している場合

問題が顕在化している場合は、発生した事象が工程のどの部分で起きているのかを推定します。

業務分解がされていて作業工程が見える化されているので、

問題が工程のどの部分で発生しているかの目星も付きやすいはずです。

次に、問題の起きた原因を探るべく、なぜ？なぜ？を繰り返し原因の掘り下げを行います。

そうするともっと細かな下位の作業や動作に真因があるかもしれませんし、

実は問題が起きていた工程とは別のところに原因があるかもしれません。

作業工程が見える化されているので、全体を俯瞰しながら部分部分を深堀していくことが容易にでき、

真の原因を掴みやすくなります。

真の原因が明らかになれば、解決策はいろいろアイデアが出てくるはずですが、

この時大切なのが、例えば原因となっている作業などの本来の目的を意識することです。

「その作業は何のために行っているのか？」「作業の結果のあるべき姿は何？」

を意識することにより、より的確で抜本的な解決策にたどり着けます。

問題が顕在化していない場合

特に表立った不都合が発生している訳ではないが、

業務効率をさらに改善したいなどと考える事は多いですよね。

この場合は、業務分解した各部分作業の目的を定義することから始めます。

仕事や作業の「何のために行っているのか？」といった目的、本来のあるべき姿を明らかにしていきます。

 そして現状の工程や作業と比較することで、

そこに本来の目的やあるべき姿とのギャップがあれば、それが問題点だと認識できます。

問題点が明らかになればそれを目的語に置き換えることで課題設定となります。

課題設定ができれば、あとは問題点が顕在化している場合と同様に

目的思考で課題を達成するための具体的な手段を検討していくことになります。

業務改善の流れ